Menyelesaikan Masalah Tanpa Masalah

Menyelesaikan Masalah Tanpa Masalah Dengan Komunikasi Yang Efektif 

KELOMPOK 1

 1. Mahendra 15113228
2. Fitrah Rizki Akbar 12112998
3. Pipindra 16113866

4. Abdul haris maulana 19113921

FAKULTAS ILMU KOMPUTER DAN TEKNOLOGI INFORMASI

JURUSAN SISTEM INFORMASI

UNIVERSITAS GUNADARMA

DEPOK

2015

KATA PENGANTAR

  



Alhamdulillah puji serta rasa syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas segala nikmati dan limpahan rahmat-Nya yang diberikan kepada penulis memungkinkan bagi penulis untuk menyelesaikan penulisan ilmiah ini yang berjudul Menyelesaikan Masalah Tanpa Masalah Dengan Komunikasi Yang Efektif.

Penulis menyadari bahwa Penulisan ini masih jauh dari kesempurnaan mengingat keterbatasan waktu, pengetahuan dan pengalaman penulis. Untuk itu penulis mengharapkan saran serta kritik yang membangun dari berbagai pihak guna kesempurnaan Penulisan ini.

Semoga Allah SWT berkenan membuka Rahmat dan Karunia-Nya kepada semua pihak yang telah membantu penyusunan ilmiah ini. Akhir kata, semoga penulisan ini dapat bermanfaat bagi para pembaca pada umumnya.



Jakarta, Mei 2015


Kelompok 1

BAB I

PENDAHULUAN

 1.1 LATAR BELAKANG

Saat ini perusahaan memberikan fasilitas kesehatan dalam bentuk "Managed Care". Dengan fasilitas ini, pegawai menggunakan fasilitas kesehatan pada provider yang ditunjuk tanpa ada batas nominal sehingga beban fasilitas kesehatan menjadi besar dan perusahaan mengalami kesulitan keuangan. Untuk mengatasi kesulitan keuangan tersebut, perusahaan berencana mengubah fasilitas kesehatan dari "Managed Care" menjadi "Indemnity" yang menggunakan sistem plafon sehingga beban asuransi kesehatan dapat dikurangi.

 1.2 PERUMUSAN MASALAH

Perubahan fasilitas kesehatan dari sistem "Managed Care" ke sistem "Indemnity" dapat menimbulkan penolakan dan reaksi negative dari karyawan atau organisasi. Menurut Jerald Greenberg (Managing Behaviour In Organization, 2005) penolakan karyawan merupakan bentuk perilaku organisasi yang dapat menurunkan produktifitas dan kepuasan karyawan.

1.3 TUJUAN

 Tujuan pembahasan ini adalah :

1. Memahami bidang ilmu perilaku organisasi dalam rangka mengatasi penolakan dan reaksi negatif dari karyawan atau organisasi. terkait perubahan sistem fasilitas kesehatan yang semula "Managed Care" menjadi "Indemnity.

2. Menentukan strategi komunikasi yang efektif untuk mengkomunikasikan perubahan sistem fasilitas kesehatan yang semula "Managed Care" menjadi "Indemnity” dengan menggunakan bidang ilmu perilaku organisasi untuk mengelola perilaku pegawai atau organisasi

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Perilaku Organisasi (Organization Behaviour)

Perilaku organisasi adalah sebuah bidang multidisiplin yang berusaha mengetahui perilaku dalam organisasi dengan cara mempelajari proses individu, grup dan organisasi secara sistematis. perilaku organisasi menggunakan pendekatan ilmiah untuk memahami perilaku organisasi maupun pendekatan praktisi untuk meningkatkan efektifitas organisasi dan kesejahteraan individu (Jerald Greenberg, 2005).

Karakteritik bidang ilmu perilaku organisasi adalah sebagai berikut:

1. Perilaku organisasi didasarkan berdasarkan metode keilmuan (scientifik) untuk mengatasi permasalahan managerial. Perilaku organisasi berusaha mengetahui dan mempelajari proses perilaku dengan menggunakan pendekatan empiris yaitu berdasarkan pada observasi dan pengukuran fenomena secara sistematik
2. Perilaku organisasi mempelajari individu, kelompok dan organisasi
3. Perilaku organisasi bersifat interdisiplin
4. Perilaku organisasi digunakan sebagai dasar untuk meningkatkan efektifitas organisasi dan kesejahteraan individu

Perilaku organisasi berdasarkan pada pengetahuan yang bersumber dari riset keilmuan dengan menggunakan teknik-teknik sebagai berikut :

1. Survey. Teknik ini paling populer digunakan dalam bidang ilmu organisasi. Teknik ini dilakukan dengan menggunkan kuesioner untuk mengetahui bagaimana manusia merasa tentang berbagai aspek dari diri sendiri, pekerjaan dan organisasinya 
2. Experimental. Teknik ini digunakan untuk mempelajari hubungan sebab akibat. Teknik ini dilakukan dalam setting terkontrol (lab) atau kondisi actual untuk melihat bagaimana variabel-variabel tertentu mempengaruhi aspek perilaku.
3. Observasi.
4. Studi kasus

Bidang ilmu perilaku organisasi bermanfaat untuk mengelola perilaku organisasi agar sesuai dengan tujuan perusahaan. Ada 2 (dua ) theori dalam perilaku organisasi yaitu teori X dan Y (modern). Teori X adalah philosofi manajemen yang menunjukan ketidakpercayaan manusia dalam pekerjaannya, sedangkan teori Y (modern) berhubungan dengan peningkatan kualitas kehidupan kerja manusia (Jerald Greenberg, 2005)

2.2. Employee Engagement

Banyak penulis memberikan pengertian empoyee engagement dengan konsep yang berbeda-beda. Pengertian employee engagement oleh terus berkembang dari masa ke masa sehingga dan dapat dibagi atas empat gelombang (waves) yaitu: Pre-Wave (1990), Wave 1 (1990  sd 1999), Wave 2 (2000 sd 2005), Wave 3 (2006 sd 2010) sebagaimana pada tabel berikut ini:

 

 

Berdasarkan perkembangan pada tabel tsb diatas, empoyee engagement dapat diartikan sebagai peran kinerja kognitif, emosional dan fisik yang ditandai dengan absorsi, desikasi, semangan dan ketergantungan pada kondisi psikologis dari kebermaknaan (meaningfullness), keamanan, dan ketersedian (availability).  Sifat alami mendasar dari engagement dapat dipertimbangkan sebagai “sikap” (suatu pernyataan psikilogi atau motivasional yang tidak tetap/dapat berubah) atau “sifat” (aspek personal yang tetap).  Sifat alami engagement pertama mendapat perhatian dari corporate communicator dalam rangka mempengaruhi sikap kerja dan menstimulasi motivasi pegawai.

Employee engagement berbeda dengan komitmen organisasi (The evolution of employee engagement: communication implications, page 9). Perbedaan ini sangat penting bagi ilmu komunikasi perusahaan karena memiliki implikasi yang berbeda pada praktek komunikasi perusahaan. Komitmen organisasi dicirikan dengan suatu “pernyataan (state)” bukan “sikap”. Komitment organisasi dalah pernyataan psikologi yang dicirikan dengan hubungan pegawai dengan organisasi dan memiliki akibat berbentuk keputusan untuk tetap menjadi anggota organisasi atau keluar dari organisasi.

2.3. Corporate Communication

MacLeod dan Clarke (2009) menyoroti komunikasi sebagai faktor kitikal untuk meningkatkan kinerja melalui employee engagement. Komunikasi memungkinkan pegawai untuk menerima peran mereka dalam mewujudkan visi dan tujuan perusahaan. Menurut mereka komunikasi internal yang berkualitas baik akan meningkatkan engagement sedangkan kimunikasi yang buruk akan menjadi hambatan bagi engagement. Menurut Sparrow dan Balin (2010) dalam prakteknya, beberapa organisasi memperlakukan konsep engagement sebagai strategi komunikasi internal mereka. Engagement dipengaruhi oleh komunikasi internal yaitu praktek organisasi yang potensial untuk  menyampaikan nilai-nilai organisasi kepada pegawai untuk melibatkan pegawai dalam mencapai tujuan organisasi. Menurut Bindl and Parker (2010), program komunikasi internal didesain dengan baik adalah faktor penting dalam employee engagement. Menurut Bakker (2011) strategi komunikasi yang efektif terbukti memegang peran penting dalam pengembangan employee engagement yang positif (The evolution of employee engagement: communication implications, page 11).

Komunikasi internal perusahaan dapat dilihat dari 4 (empat) dimensi yaitu

1.  Komunikasi internal dengan line manager
2. Komunikasi internal tim
3. Komunikasi internal rekan proyek
4. Komunikasi internal dengan stakeholders.

Mary Welch (The evolution of employee engagement: communication implications: 11) 

membuat konsep Hubungan antara komunikasi internal dan employee engagement. Konsep tsb mengilustrasikan dampak komunikasi yang mungkin terjadi pada empoyee engagement pada seluruh level organisasi, dimana engagement diartikan sebagai 3 (tiga) komponen kontruksi yang terdiri dari emosional, kognitif dan fisik pegawai.

Konsep hubungan komunikasi internal dan empoyee engagement:

 

 

 

2.4. Pengambilan keputusan

Keputusan adalah hasil yang dicapai dari proses pengambilan keputusan. Keputusan adalah menentukan pilihan (memutuskan) atau arah tindakan tertentu bagi organisasi. Secara umum keputusan dibagi menjadi dua jenis sebagai berikut:

1.  Keputusan strategis yaitu setiap kebijakan atau keputusan organisasional.

2.  Keputusan operasional, yaitu keputusan terkait pengelolaan organisasi sehari-hari.

Menurut Drummond,1995:13) keputusan operasional sangat menentukan efektivitas keputusan strategis yang diambil oleh para manajer puncak Proses pengambilan keputusan yang tersusun dan logis dapat membantu kita dalam mengumpulkan seluruh elemen yang penting untuk keputusan yang terbaik. Menurut James Manktelow & Amy Carlson (How to Make Good Decision, www.mindtools.com/pages/article/newTED_00.htm) ada 7 (tujuh) tahap pengambilan keputusan yaitu: 

1.Menciptakan lingkungan yang konstruktif 

Dalam pengambilan keputusan, kita membutuhkan pihak lain untuk melengkapi analisa kita, sehingga akan lebih baik jika kita membentuk kelompok dengan melibatkan berbagai pihak termasuk penerima keputusan.Untuk menentukan berapa banyak orang yang terlibat dalam keputusan final, salah satunya dapat digunakan “Vroom-Yetton-Jago Decision Model”, guna mencegah “groupthink”, dorong setiap anggota untuk berkontribusi dalam diskusi, debat dan analisis tanpa rasa takut anggota lain menolak ide mereka. Pastikan semua orang mengajui bahwa tujuannya adalah untuk membuat keputusan terbaik dalam situasi saat ini, bukan waktu bagi orang untuk mempromosikan alterbatif pilihan mereka sendiri.

2. Menyelidiki situasi secara rinci

Sebelum membuat keputusan, perlu untuk benar-benar memahani situasi, dalam hal ini berbagai faktor perlu untuk dipertimbangkan. Gunakan “5 Why technique” untuk menentukan apakah masalah yang dihadapi merupakan kondisi riil atau hanya gejala dari suatu masalah yang lebih besar sehingga perlu ditelusuri ke akar permasalahannya, salah satunya dengan menggunakan “Root Cause Analysis”. Setelah menemukan akan penyebabnya, definisikan masalah dengan mempertimbangkan informasi yang diperoleh dan lakukan penalaran induktif untuk menarik kesimpulan permasalahan dari fakta-fakta yang diperoleh melalui informasi, salah satunya dengan menggunakan “Problem-Definition Process” untuk memperoleh pemahanan yang lebih baik tentang apa yang sedang terjadi.

3. Menghasilkan alternatif yang baik 

Menghasilkan sejumlah pilihan yang berbeda akan mendorong kita untuk menggali lebih dalam dan melihat masalah dari sudut pandang yang berbeda. Beberapa teknik atau tool dapat digunakan untuk menghasilkan ide-ide kreatif diantaranya Brainstorming, Reverse Brainstorming, Crawford Slip Writing Technique   dan Round-Robin Brainstorming. Brainstorming (curah pendapat) merupakan metode paling populer untuk menghasilkan ide-ide melalui. setiap anggota mencurahkan pendapat tanpa perlu ditanggapi oleh pihak lain. Reverse brainstorming dimulai dengan menanyakan pendapat tentang cara mencapai hasil yang berlawanan dengan yang diinginkan, kemudian memutar solusinya dalam pikiran kita. Dua cara terakhir dilakukan dengan menggunakan tulisan. Ketika ide mulai muncul, gunakan “Diaggram Affinity” untuk mengatur ide-ide ke dalam tema-tema umum dan kelompok

4. Jelajahi alternatif

Evaluasi kelayakan, risiko dan implikasi dari masing-masing alternatif. Gunakan “Risk Analysis”  untuk menilai dan mengevaluasi kemungkinan efek samping (negatif) dari berbagai alternatif. Kemudian prioritaskan risiko dengan “Risk Impact/Probability Chart” . salah satu tool untuk  mengevaluasi konsekuensi keputusan dengan melihat alternatif dari tujuh perspektif yang berbeda adalah ORAPAPA. Untuk mengerahuo konsekuesni takterduga yang dapat timbulakibat keputusan yang kita pilih, dapat digunakan “Impact Analysis”  atau  “Futures Wheel”

5. Memilih solusi 

Setelah mengevaluasi alteratif, langkah selanjutnya adalah membuat keputusan. Jika terdapat berbagai kriteria untuk dipertimbangkan, dapat digunakan “Decision Matrix Analysis” untuk membandingkan berbagai alternatif secara andal dan ketat. Selain itu, dapat digunakan “Paired Comparison Analysis” jika untuk memutuskan alternatif keputusan yang terbaik.

6. Evaluasi rencana 

Periksa kembali keputusan untuk mencegah kesalahan keputusan. Pastikan informasi yang diterima dapat dipercaya dan tidak bias. Diskusikan kembali dengan pengguna keputusan . salah satu tool yang dapat digunakan adalah “Blindspot Analysis” untuk meninjau apakah proses pengambilan keputusan dirusak oleh kepercayaan diri yang berlebihan, komitment yang berlebihan atau goupthinks. Selain itu gunakan “Ladder of Inference” untuk memastikan bahwa keputusan akhir sudah beralasan dan konsisten.

7. Mengkomunikasikan keputusan dan mengambil tindakan.

Setelah membuat keputusan, perlu untuk mengkomunikasikan keputusan ke setiap pihak yang terkena dampak atas keputusan tersebut. Komunikasikan keputusan dengan menggunakan strategi komunikasi yang efektif

BAB III

PEMBAHASAN

Untuk mencegah penolakan dan reaksi negatif pegawai atau organisasi yang tidak menguntungkan bagi perusahaan, perlu dirumuskan strategi komunikasi yang efektif untuk mengelola perilaku organisasi. menurut John M.Ivancevich (Perilaku dan Managemen Organisasi, 2005), proses komunikasi memainkan peran utama agar seluruh karyawan dapat menerima sistem baru dengan baik.

Agar komunikasi menjadi efektif dalam mengelola perilaku pegawai atau organisasi kearah yang diharapkan, maka sebelum melakukan komunikasi perlu dilakukan pengumpulan data melalui beberapa teknik antara lain:

1. Melakukan survey kepada :

• Karyawan atau organisasi mengenai fasilitas kesehatan yang mereka terima saat ini. Survey dapat dilakukan menggunakan teknik wawancara formal atau informal atau menggunakan kuesioner.
• Perusahaan asuransi, provider (rumah sakit terkait) antara lain mengenai jadwal fasilitas kesehatan, jumlah antrian, sistem rujukan, perbedaan perlakukan kesehatan untuk pegawai asuransi “Managed Care" dengan pasien umum (non asuransi)

2. Melakukan observasi yaitu pengamatan di lokasi provider terkait pemberian fasilitas kesehatan pada peserta asuransi “Managed Care".

3. Mempelajari kasus-kasus antara lain:

• Kasus yang sama dari luar perusahaan yaitu perusahaan lain yang telah melakukan perubahan sistem dari “manage Care” ke sistem Indemnity”
• Kasus-kasus perubahan sistem di dalam perusahaan yang pernah terjadi sebelumnya

Pengumpulan data diatas bertujuan untuk:

• Memahami pemikiran, perasaan dan harapan pegawai terhadap fasilitas kesehatan 
• Memahami keterbatasan dan kelemahan sistem asuransi yang ada (“Managed Care”)
• Memahami perilaku organisasi terkait perubahan sistem pada umumnya dan perubahan fasilitas kesehatan pada khususnya.

Menggunakan data dan informasi yang dikumpulkan, kita dapat menentukan strategi komunikasi yang efektif untuk mengelola perilaku karyawan dan organisasi dalam menerima perubahan sistem yang semula "Managed Care" menjadi "Indemnity”

 3.1. Analisis Strategi komunikasi

Terdapat beberapa alternative strategi dalam mengkomunikasikan informasi perubahan sistem dari "Managed Care" ke system "Indemnity". Masing-masing strategi akan mempengaruhi perilaku organisasi secara berbeda. Berikut ini adalah alternatif strategi untuk mengkomunikasikan perubahan tsb.

1. Menyampaikan perubahan sistem yang akan dilakukan oleh perusahaan dari sistem "Managed Care" maupun sistem "Indemnity” dengan menginformasikan seluruh data yang diperoleh tentang kedua system yaitu "Managed Care" maupun sistem "Indemnity”, pengertian kedua sistem, perbedaan kedua sistem, kelebihan serta kelemahan masing-masing sistem, termasuk informasi kondisi perusahaan yang melatarbelakangi perubahan sistem.

Strategi ini memiliki kelemahan yaitu :

• Memungkinkan setiap karyawan dapat membandingkan kedua sistem secara terbuka sehingga pilihan karyawan terhadap kedua sistem dapat bervariasi sesuai selera karyawan.


• Terdapat informasi bernuangsa negatif terkait kondisi perusahaan yang sedang kesulitan keuangan, informasi ini akan mendorong pegawai untuk menerima sistem baru dengan memberikan pengertian, namun disisi lain dapat memunculkan rasa khawatir dengan kelangsungan perusahaan dimasa depan. Strategi ini memiliki kelebihan yaitu dengan mengetahui kondisi perusahaan, karyawan atau organisasi dapat diberi pengertian untuk menerima sistem baru (sistem Imdentity)

2. Menyampaikan perubahan sistem yang akan dilakukan oleh perusahaan dari sistem "Managed Care" maupun sistem "Indemnity” dengan bahasa-bahasa sugesti yang menjanjikan kesejahteraan dengan harapan karyawan dan organisasi dapat menerima perubahan sistem dengan baik, tanpa menginformasikan kondisi perusahaan yang melatarbelakangi perubahan sistem.

Strategi ini memiliki kelemahan yaitu karyawan tesugesti untuk menerima sistem baru dengan adanya janji-janji peningkatan kesejahteraan. Kelemahan strategi ini adalah adanya potensi karyawan atau organisasi tidak percaya dengan janji kesejahteraan dan munculnya reaksi negatif pada saat janji-janji kersejahteraan tidak terealisasi sesuai harapan mereka.

3. Menyampaikan perubahan sistem yang akan dilakukan oleh perusahaan dari sistem "Managed Care" maupun sistem "Indemnity” dengan menginformasikan data -data yang diperoleh melalui survey dan observasi secara selektif yaitu:

• Data atau kondisi rill terkait kelemahan sistem ” Managed Care" yang diperoleh melalui survey dan observasi 
• Data atau kondisi rill terkait kelebihan sistem “Indemnity” “ yang dapat menjadi solusi kelemahan sistem “Managed Care”

Pemilihan data yang disampaikan memperhatikan pengalaman masa lalu tentang perilaku karyawan atau organisasi dalam menanggapi perubahan sistem yang diperoleh melalui kajian studi kasus yang pernah terjadi.

Kelebihan sistem ini adalah data yang disajikan bersumber data riil tentang kelemahan sistem ” Managed Care" yang ditemui oleh karyawan di lapangan dan data “imdemnity”dapat menjadi solusi atas kelemahan tersebut sehingga diharapkan akan mempengaruhi perilaku karyawan atau organisasi untuk dapat menerima sistem yang baru.
Kelamahan sistem ini adalah karyawan tetap dapat membandingkan sistem “Managed Care” dan “imdemnity” dari berbagai sumber yang ada.

 3.2. Pemilihan Strategi komunikasi

Sesuai dengan teori Y (modern), strategi ke 3 (tiga) dipilih karena menyajikan informasi secara selektif, khususnya informasi yang berhubungan dengan peningkatan kualitas kesejahteraan pegawai.

Langkah-langkah yang dilakukan pada strategi ketiga adalah sebagai berikut :

1. mengumpulkan data secara selektif dengan cara sebagai berikut:

• Menyebarkan kuesioner kepada pegawai berupa pertanyaan-pertanyan yang mengarah kepada kelemahan-kelemahan sistem "Managed Care" seperti: kelemahan/keterbatasan pelayanan dari provider, keterbatasan provider, antrian yang panjang, jam praktek yang dibatasi dan sebagainya.


• Mengumpulkan data pendukung lainnya secara selektif, yaitu data yang menunjukkan keunggulan sistem "Indemnity" dibanding sistem "Managed Care" seperti: data provider, jam praktek, antrian dan sebagainya.

2. Menyajikan data hasil kuesioner dan data keunggulan sistem "Indemnity" dibanding sistem "Managed Care".Data sistem Indemnity tsb disajikan sebagai solusi atas kelemahan pada sistem"Managed Care".

3. Melatih champion (pegawai pilihan dari setiap unit) untuk mensosialisasikan data dan perubahan sistem "Managed Care" ke sistem Indemnity" .

4. Menyusun jadwal sosialisasi oleh Champion ke masing-masing unit.

 BAB VI

PENUTUP

Kesimpulan

Perubahan sistem dalam organisasi akan berdampak pada perilaku karyawan atau organisasi. Bidang ilmu perilaku organisasi memberikan kerangka acuan teori maupun tool untuk mengetahui perilaku organisasi. Melalui mekanisme survey, eksperimen, observasi dan studi kasus, manajemen dapat mempelajari perilaku organisasi terkait perubahan sistem fasilitas kesehatan "Managed Care" menjadi "Indemnity dan menyusun strategi-strategi dalam mengelola perilaku organisasi untuk menerima sistem yang baru melalui komunikasi yang efektif yaitu mengkomunikasikan data-data informasi yang tepat sasaran.

Saran
Penulisan ini tidak luput dari keterbatasan-keterbatasan terutama keterbatasan waktu, kelengkapan teori dan kecukupan data. Kami sarankan peneliti berikutnya untuk dapat memperdalam penelitian ini.

VII DAFTAR PUSTAKA

1. M.Ivancevich. Perilaku Dan Manajemen Organisasi jilid 1 Jhon
2. Gerald Greenberg. Managing Behavior In organization Jilid 1
3. Gerald Greenberg. Managing Behavior In organization Jilid 2
4. Mary Welch. The evolution of employee engangement
5. James Manktelow & Amy Carlson. How to Make Good Decision